如何將采購風(fēng)險降到最低？

采購A

購買數(shù)量越大，采購成本越低，我們要追求采購批量化、規(guī)?；?/p>

采購B

到貨延誤會影響生產(chǎn)和交貨，我們要讓供應(yīng)商盡早交貨，以免隱患。

大家好，我是幸鳳梅。

有一天，我在與兩位同事聊天時，了解到他們的以上想法。突然想到初入職場時的自己，覺得可以根據(jù)自己多年的實踐經(jīng)驗，與大家分享采購風(fēng)險管理的那些事。

01

外部風(fēng)險

首先，采購風(fēng)險分為外部風(fēng)險和內(nèi)部風(fēng)險。其中外部風(fēng)險包括：

（▲采購?fù)獠匡L(fēng)險圖）

（1）合同風(fēng)險 

供應(yīng)商以虛假的合同主體身份與采購方訂立合同，以偽造、假冒、作廢的票據(jù)或其他虛假的產(chǎn)權(quán)證明作為合同擔(dān)保;

供應(yīng)商接受采購方給付的貨款、預(yù)付款、擔(dān)保財產(chǎn)后逃之夭夭；

簽訂空頭合同，而供應(yīng)商本身是“皮包公司”，將騙來的合同轉(zhuǎn)包，從中謀利，而所需的物資則無法保證。

（2）技術(shù)風(fēng)險 

企業(yè)的制造產(chǎn)品由于技術(shù)進步引起貶值、無形損耗甚至被淘汰，導(dǎo)致原有的采購原材料積壓或者因質(zhì)量不符合要求而造成損失。

（3）采購質(zhì)量風(fēng)險 

由于供應(yīng)商提供的物資質(zhì)量不符合要求，導(dǎo)致加工產(chǎn)品未達到質(zhì)量標準，或給用戶造成經(jīng)濟、技術(shù)、人身安全、企業(yè)聲譽等方面的損失;

因采購的原材料質(zhì)量有問題，直接影響到企業(yè)產(chǎn)品的整體質(zhì)量、制造加工與交貨期，從而降低企業(yè)信譽和產(chǎn)品競爭力。

（4）價格風(fēng)險 

物資采購時對市場行情估計不準，盲目進貨，造成價格風(fēng)險。例如，在2021年，銅價一直飆升，前期按照舊價格的投標項目，成本會不可控，影響項目毛利。

（5）意外風(fēng)險 

各種自然災(zāi)害（地震、火災(zāi)、疫情）、政府政策調(diào)控（限水限電）等不可抗力的風(fēng)險，影響采購合同的履行。

02

內(nèi)部風(fēng)險

講完采購面臨的外部風(fēng)險，我們再來看看內(nèi)部風(fēng)險都有哪些？包括以下五個風(fēng)險：

（▲采購內(nèi)部風(fēng)險圖）

（1）計劃風(fēng)險 

因市場需求發(fā)生變動，影響到采購計劃的準確性；采購計劃管理流程不適當(dāng)或不科學(xué)，與實際需求發(fā)生較大偏離。

（2）驗收風(fēng)險 

供應(yīng)商在數(shù)量上缺斤短兩；在質(zhì)量上魚目混珠，以次充好；在規(guī)格上貨不對路，不符合規(guī)定要求。

（3）存量風(fēng)險 

采購量過少，不能及時滿足生產(chǎn)需要，引發(fā)缺貨損失風(fēng)險；采購量過多，使大量資金沉淀于庫存中，引發(fā)存貨呆滯風(fēng)險。

（4）責(zé)任風(fēng)險 

合同簽約過程中，由于工作人員責(zé)任心不強未能把好合同關(guān)，造成合同糾紛；或是采購人員假公濟私、收受回扣、謀取私利。

（5）管理風(fēng)險 

內(nèi)部管理不規(guī)范，內(nèi)部流程銜接不暢，導(dǎo)致企業(yè)運營效率低，預(yù)留給采購的談判時間、貨期時間、物流時間等都不充裕，影響采購工作效果。

03

風(fēng)險對采購的影響程度

上述采購員A的想法，就會產(chǎn)生“存量風(fēng)險”，雖然滿足采購的降本要求，但會導(dǎo)致多余庫存，甚至造成呆滯。

采購員B的想法則會產(chǎn)生“管理風(fēng)險”，雖然滿足了交付及時的要求，但越早交貨，供應(yīng)商的賬期就越早起算，公司的資金成本會相應(yīng)增加。

在日常的采購工作中，上述風(fēng)險無處不在，筆者依據(jù)風(fēng)險對采購工作的影響程度，將采購風(fēng)險劃分為五類。

（▲采購風(fēng)險對工作的影響程度）

其中發(fā)生概率較高的“②實際需求與預(yù)測的偏差”和“④供應(yīng)鏈斷貨”，處理起來幾乎占了采購工作80%的工作量。而①原材料價格上漲，③重大質(zhì)量問題風(fēng)險和⑤部件設(shè)計缺陷的技術(shù)風(fēng)險，發(fā)生的概率相對較低。

“②實際需求與預(yù)測的偏差”會涉及到我們以上概括的計劃風(fēng)險、存量風(fēng)險、意外風(fēng)險和管理風(fēng)險。而“④供應(yīng)鏈斷貨”則涉及到我們以上概括的合同風(fēng)險、技術(shù)風(fēng)險和管理風(fēng)險。

04

規(guī)避或應(yīng)對風(fēng)險

那么問題來了，如何規(guī)避或應(yīng)對這些風(fēng)險呢？

最常用的采購風(fēng)險處理的邏輯是事前管理（建立采購風(fēng)險監(jiān)控機制）和事后管理（建立快速反應(yīng)機制）。下面筆者通過一個案例來講解：

2019年2月，我司需要采購2顆施耐德的交流接觸器。該交流接觸器屬于獨家供貨，其工廠在武漢。因疫情期間武漢封城，導(dǎo)致所有工廠停業(yè)，原定于3月15日出貨的計劃無法達成，而我司與客戶簽署的違約罰則為100萬元/周。

怎么辦？我首先想到的是采購風(fēng)險處理中的快速反應(yīng)機制并采取以下行動：

（1）尋找替代方案 

與技術(shù)溝通，尋找可替代的品牌和料號。

（2）直接與原廠對接 

通過供應(yīng)商（代理商）與施耐德原廠溝通，是否能從其他區(qū)域調(diào)貨。

（3）借助客戶的力量 

通過銷售找客戶關(guān)系，與原廠的更高層取得溝通，并將找貨范圍擴大到施耐德國外工廠。

（4）全球?qū)ぴ?nbsp;

尋找到施耐德德國生產(chǎn)的型號，與此2個國產(chǎn)型號能一一對應(yīng)上。

（5）與供應(yīng)商的高層對話 

與原廠更高層求助，優(yōu)先分貨給我司，并走加急空運到江門（由于反應(yīng)及時，從開始至收貨，沒有超過3周）。

（6）借助不可抗力 

同時，銷售也一直在與客戶溝通我司處理的進度，陳述疫情不可抗，緩和客戶情緒，盡可能降低違約金。

（7）維護公司的利益 

加強合同管理，將延期交付造成的我司額外加急運費和客戶延期交付違約罰則轉(zhuǎn)嫁給供應(yīng)商，與供應(yīng)商就賠償事宜進行談判。

接著，我開始了采購風(fēng)險處理的第二步——建立采購風(fēng)險監(jiān)控的機制，步驟如下：

（1）預(yù)警瓶頸物料 

排查技術(shù)方案。核心部件要有2-3個品牌及型號的替代方案。

（2）合同過程控制 

加強采購過程監(jiān)控。對采購合同的執(zhí)行、供應(yīng)商的產(chǎn)能、生產(chǎn)進度、物流進度、供應(yīng)市場以跟蹤表的形式定期監(jiān)控，并告知相關(guān)部門。

（3）優(yōu)化信息系統(tǒng) 

加強供應(yīng)端的信息交流。通過實施ERP系統(tǒng)，實現(xiàn)物資流、信息流和資金流的三流合一。將上述采購過程監(jiān)控信息實時共享給計劃、生產(chǎn)、質(zhì)量等相關(guān)部門。

通過前后控制、兩面夾擊的管理方法，我能夠?qū)⒉少忥L(fēng)險控制到最低，將公司損失控制到最小，故非常推薦采購伙伴們一起來實踐。