如何做好車輛證件管理

在車隊管理四大主要模塊中（基本層級項目如下圖），車輛證件可歸屬于車輛檔案所屬序列項目。這些事項看似小事，但又不可或缺，證件管理方法的好壞直接影響車輛運營，其實要做起來也并不簡單。雖然現(xiàn)在各種車輛管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)車輛信息的便捷存儲與管理，同時車輛證件從紙質(zhì)化形式轉(zhuǎn)向IC卡類形式，保險紙質(zhì)保單轉(zhuǎn)向電子保單。但是車輛證件作為車輛在外運行接受交管部門核查的唯一憑證，其實物的作用是目前電子系統(tǒng)暫時不能替代的。

曾經(jīng)有車隊發(fā)生重大交通事故，交警來車隊查找維修記錄和運行記錄，但車隊拿不出來相關(guān)證件就導致管理不到位擔責，當然這個屬于比較嚴重影響，只要車輛缺少任何一項證件或某一個證件不在有效期都是一項風險。其實車輛證件這件事情要做好其實也簡單，凡是就怕認真，關(guān)鍵是要持之以恒地做。

（車隊管理之證件管理）

其實國內(nèi)不少車隊已經(jīng)在利用小程序或APP制作適合各自管理要求的車輛使用管理系統(tǒng)。車輛在出車前，行車中，收車后的車輛證件/車容車貌/油氣水電等日常例行檢查項目通過線上化實現(xiàn)動態(tài)管理，全過程可控可溯，極方便解決了證件丟失等車輛日常例行項目的管理問題?？梢哉f是“實務管理+數(shù)字化”的結(jié)合管理模式。

某部隊車輛管理的“行車包”制

實現(xiàn)“行車包”制度

（1）行車包由各車屬單位實施集中統(tǒng)管。（統(tǒng)管單位清楚）

（2）行車包存放軍車行駛證、鑰匙，油卡，保險卡等物品。（行車包只放行車證件類物品）

（3）每車對應一個行車包，行車包編號即為該車車牌號。（一車一包不混淆）

（4）軍車駕駛員接到派車單后，領(lǐng)取對應行車包。（出車前，駕駛員為領(lǐng)取責任人）

（5）行車過程中軍車駕駛員應當加強行車包管理，嚴防丟失。（行車中，加強檢查）

（6）軍車駕駛員執(zhí)行完出車任務后，應按時歸隊并將軍車停入指定停車地點，及時上交行車包。（收車后，指定停放與上交）

行車包制度將物件、時間節(jié)點、責任人、管理要素四項已要求清楚，與之協(xié)同的還有關(guān)于具體責任人對應的獎懲機制，在車隊管理中可借鑒是將各環(huán)節(jié)的責任到人到交接檢查環(huán)節(jié)形成流程標準，不可以出現(xiàn)無人檢查過問狀態(tài)。

美國空軍車隊的車輛管理視圖

美國空軍車隊是第四大聯(lián)邦政府車隊，資產(chǎn)超過70億美金，支持美國空軍在天空、太空和虛擬空間內(nèi)執(zhí)行飛行以及戰(zhàn)斗任務，配備各種車輛組成的車隊，包括公車、特種、以及軍用車輛以完成分布全球的任務。目前獲得授權(quán)使用的車輛類型超過500種。主要應用了動態(tài)企業(yè)數(shù)據(jù)倉庫平臺，2009年開始支持新增資產(chǎn)查詢視圖，將解決方案延展至車輛、裝備和軍需品，并且在2013年拓展更多的流程管理， 其中車輛視圖應用的核心組成分為兩部分：一是規(guī)劃組件，包括授權(quán)驗證、預算計劃、優(yōu)先采購模式；二是運營組件，包括領(lǐng)導視圖、快速查詢、保留成本、高性能以及交易請求工具。在授權(quán)驗證中，美國空軍基地的每一個標識都要進行驗證，如車輛類型、使用機構(gòu)、車輛代碼等，而且每個標識都會進行反復確認，車輛的每一次使用需求都有相關(guān)的授權(quán)驗證，工作流程也是非常繁瑣。

綜上所述，車輛證件的管理需要實務管理結(jié)合遠程的數(shù)字化工具，尤其是長途運輸中，具體環(huán)節(jié)可以借助系統(tǒng)工具實現(xiàn)遠程節(jié)點檢查反饋與驗證。車隊根據(jù)自己的規(guī)模與作業(yè)特點可建立對應的制度與系統(tǒng)。